1.1                  STAMMDATEN

In den Stammdaten werden die Adressdaten des eigenen Unternehmens erfasst, dabei kann ein Benutzer (Unternehmen) mehrere Standorte haben.

1.1.1                Stammdaten erfassen

Möchten Sie einen weiteren Stammdatensatz erfassen, so klicken Sie im Bereich STAMMDATEN auf >> NEUER DATENSATZ, es erscheint nachfolgendes Formular, in dem Sie den Stammsatz erfassen:

 

Stammdaten

 

Alle mit * markierten Angaben sind so genannte Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden.

Nachfolgend eine Erläuterung zu den einzelnen Angaben:

 

Feld

Erläuterung

Feldlänge

Kurzname

Der Kurzname des Unternehmensstandortes

20

Kundennummer

Kundennummer

11

Name

Name des Unternehmens

35

Name 2

Name des Unternehmens

35

Ihr Depot

Das zuständige Depot, welches für die Kundenniederlassung zuständig ist

4

Strasse, Nr.

Straße und Hausnummer

35

Land

Länderkennzeichen des Ortes, in dem der Kunde ansässig ist

2 *1

PLZ

Postleitzahl des Ortes, in dem der Kunde ansässig ist

9

Ort

Name des Ortes, in dem der Kunde ansässig ist

25

Telefon

Telefonnummer

30

Telefon 2

evtl. zweite Telefonnummer

30

Telefax

Telefaxnummer

30

Email

E-Mail-Adresse

40

Öffnungszeiten

Öffnungszeiten des Unternehmens (nur relevant für DELISpickup)

 

Bemerkungen

Bemerkungen

50

Ansprechpartner pickup

Ansprechpartner beim Kunden, der für Abholpakete verantwortlich ist

20

Ansprechpartner return

Ansprechpartner beim Kunden, der für Rückholpakete verantwortlich ist

20

Ansprechpartner transfer

Ansprechpartner, der für vorauseilende Informationen verantwortlich ist

20

Ansprechpartner c.o.d.

Ansprechpartner, der für Nachnahmedaten verantwortlich ist

20

 

*1 Länderkürzel zweistellig alphanumerisch nach ISO 3166

 

Haben Sie alle Felder richtig ausgefüllt, so klicken Sie auf den Button >> DATENSATZ ÜBERNEHMEN und der Stammdatensatz wird in die Datenbank übernommen. Beim Klick auf >> FORMULAR ZURÜCKSETZEN wird die Erfassung verworfen.

 

Wurden nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, so erscheint eine Fehlermeldung und das entsprechende Feld wird rot hinterlegt. Nach Eingabe der fehlenden Daten klicken Sie bitte nochmals auf den Button >> DATENSATZ ÜBERNEHMEN.

 

Anschließend wird Ihnen eine Übersicht aller Stammdatensätze angezeigt.

 

Stammdaten2

1.1.2                Stammdaten ändern

Möchten Sie einen Stammdatensatz ändern, so klicken Sie im Bereich STAMMDATEN auf den Pfeilbutton Pfeil in der entsprechenden Zeile des Datensatzes. Anschließend erscheint das Formular, wie bei der Stammdatenerfassung, mit dem Unterschied, dass die Felder vorbelegt sind. Nun ist es möglich Änderungen vorzunehmen, es gilt jedoch zu beachten, dass auch hier die mit dem * markierten Felder unbedingt ausgefüllt sein müssen. Haben Sie die notwendigen Änderungen vorgenommen, so klicken Sie auf >> ÄNDERUNGEN ÜBERNEHMEN um den Datensatz zu aktualisieren. Mit einem Klick auf >> ZURÜCK wird der Datensatz im alten Zustand belassen.

1.1.3                Stammdaten löschen

Sie haben auch die Möglichkeit einen nicht mehr benötigten Stammdatensatz zu löschen. Wählen Sie mit einem Klick auf den Pfeilbutton Pfeil im Bereich STAMMDATEN den entsprechenden Datensatz aus. Es erscheint die Detailansicht des ausgewählten Datensatzes, wählen Sie hier den Button >> AUS DATENBANK LÖSCHEN um den Stammsatz zu löschen.

1.2                  Adressverwaltung

In der Adressverwaltung können Sie Adressen von Standorten einpflegen, an denen ein Paket abgeholt oder zugestellt werden soll. Sie können diese Adressen in den Anwendungen DELISreturn und DELISc.o.d. zukünftig auswählen und müssen diese Adressen nicht jedes Mal neu erfassen.

1.2.1                Adressen erfassen

Möchten Sie eine Adresse erfassen, so wählen Sie den Bereich ADRESSVERWALTUNG aus, es erscheint nachfolgendes Formular, in dem Sie die Adressdaten erfassen:

 

Adressverwaltung

 

Alle mit * markierten Angaben müssen ausgefüllt werden, ansonsten erscheint eine Fehlermeldung bei der Datensatzübernahme und der Datensatz wird nicht hinzugefügt.

 

Nachfolgend eine Erläuterung zu den einzelnen Angaben:

 

 

Feld

Erläuterung

Feldlänge

Adresstyp

Hier wird zwischen Abholadresse und Rückholadresse unterschieden

 

Adressreferenz

Interne Referenz des Kunden

20

Name

Name des Unternehmens

35

Name 2

Name 2 des Unternehmens

35

Name 3

Name 3 des Unternehmens

35

Name 4

Name 4 des Unternehmens

35

Strasse, Nr.

Straße und Hausnummer des Unternehmens

35

Land

Land des Unternehmens

2 *1

PLZ

PLZ des Unternehmens

9

Ort

Ort des Unternehmens

25

Ansprechpartner

Ansprechpartner im Unternehmen (nur für DELIScustoms Adressen)

25

Telefon

Telefonnummer des Unternehmens

30

Telefon 2

Evtl. 2. Telefonnummer

30

Telefax

Telefaxnummer des Unternehmens

30

Email

Emailadresse des Unternehmens

40

Bemerkungen

Interne Informationen zum Kunden (nur in der Adressverwaltung  ersichtlich)

50

 

*1 Länderkürzel zweistellig alphanumerisch nach ISO 3166

 

Haben Sie alle Felder richtig ausgefüllt, so klicken Sie auf den Button >> DATENSATZ ÜBERNEHMEN und die Adresse wird in die Datenbank übernommen. Beim Klick auf FORMULAR ZURÜCKSETZEN wird die Erfassung verworfen. Anschließend gelangen Sie zurück in die Erfassungsmaske.

1.2.2                Adressen ändern

Um zu diesen Menüpunkt zu gelangen, klicken Sie im Bereich ADRESSVERWALTUNG auf den Button >> SUCHEN/BEARBEITEN, anschließend erhalten Sie eine Auflistung aller Adressen der Adressdatenbank lt. ausgewähltem Adresstyp.

 

Adressverwaltung2

 

Hier haben Sie die Möglichkeit mit dem Button << ZURÜCK in die vorhergehende Eingabemaske zurück zu wechseln.

 

Zur Bearbeitung einer Adresse wählen Sie den zu bearbeitenden Datensatz mit einem Klick auf den Pfeilbutton Pfeil aus. Jetzt können die gewünschten Änderungen vorgenommen werden und mit dem Button >> ÄNDERUNGEN ÜBERNEHMEN werden die Änderungen gespeichert.

1.2.3                Adressen löschen

Um bestehende Adressen zu löschen, klicken Sie im Bereich ADRESSVERWALTUNG auf den Button >> SUCHEN/BEARBEITEN, anschließend erhalten Sie eine Auflistung aller Adressen der Adressdatenbank lt. ausgewählten Adresstyp. Markieren Sie die zu löschenden Datensätze in der Spalte Löschen. Zur Löschung führen Sie dann den Button >> MARKIERTE DATENSÄTZE LÖSCHEN aus.

 

Sind Sie über dem Pfeilbutton Pfeil in die Detailansicht einer Adresse gewechselt, so können Sie den angezeigten Datensatz mit einem Klick auf den Butten >> AUS DATENBANK LÖSCHEN entfernen.

1.2.4                Adressen importieren

Damit nicht alle Adressen über Formulare eingegeben werden müssen, können Adressen auch per CSV-Datei importiert werden. D.h. Sie exportieren aus einer anderen Anwendung Adressen oder erstellen diese mit einem Editor bzw. z.B. mit Excel.

Sind die Adressen lt. Punkt 2.2.4.1. Dateiaufbau der CSV-Datei aufbereitet, so klicken Sie zum Eingliedern im Bereich ADRESSVERWALTUNG auf den Button >> CSV IMPORT + EXPORT.

 

CSV importexport

 

Wählen Sie im anschließenden Formular im Bereich Importdatei hochladen: den Adresstyp: aus, d.h. ob die Adressdaten als Abhol- oder Zustelladressen eingegliedert werden sollen. Diese Auswahl greift jedoch nur dann, wenn das Feld Adresstyp in der Adressdatei keine Adresstypen enthält. Somit haben Sie die Möglichkeit Adressen einer Datei als Abhol- und Zustelladressen einzugliedern. Einfach die Datei zweimal mit Angabe des entsprechenden Adresstyps hochladen.

 

Enthält Ihre Datei bereits die entsprechenden Adresstypen so wählen Sie die Möglichkeit Adresstyp aus Datei lesen aus.

 

In beiden Fällen können Sie die Option Adressdaten vorher löschen auswählen, somit werden die Adressen des ausgewählten Adresstyps vorm Importieren gelöscht. ACHTUNG bei der Auswahl Adresstyp aus Datei lesen werden die Adressen aller Adresstypen gelöscht.

 

Klicken Sie nach Auswahl Ihrer Einstellungen auf den Button Durchsuchen.... Im folgend öffnenden Fenster wählen Sie aus den zur Verfügung stehenden Ordnern die Adress-Datei aus, die Sie importieren möchten. Mit einem Klick auf Öffnen wird die ausgewählte Datei übernommen.

 

Klicken Sie nun auf >> UPLOAD damit die Daten eingegliedert werden.

 

War der Satzaufbau richtig, erhalten Sie eine Bestätigung, dass die Datei erfolgreich übertragen wurde. Entsprach das Format der Datei nicht den Vorgaben erhalten Sie eine Fehlermeldung. Mit Klick auf  << ZURÜCK gelangen Sie in das vorhergehende Formular und können eine andere Datei bzw. nach Korrektur die gleiche Datei nochmals zur Übertragung auswählen.


1.2.4.1            Dateiaufbau der CSV-Datei

 

Satzaufbau Abhol– und Zustelladressen

 

FELD

Pflichtfeld

Länge

Adressreferenz

N

20

Name

J

35

Name 2

N

35

Name 3

N

35

Name 4

N

35

Straße

J

35

LKZ

J

2 *

PLZ

J

9

Ort

J

25

Telefon

J

30

Telefon 2

N

30

Telefax

N

30

Email

N

40

Bemerkung

N

50

Adresstyp **

N

1

 

*  Länderkürzel zweistellig alphanumerisch nach ISO 3166

 

** Beim Füllen dieses Feldes darf nur A (Abholadresse) oder Z (Zustelladresse) eingegeben werden, alle anderen Angaben führen zu einem Importfehler.

 

Als Trennzeichen ist ; (Semikolon) zu verwenden. Sollte ein Pflichtfeld leer bleiben, muss trotzdem ein Semikolon gesetzt werden. D.h. jede Zeile hat genau zehn bzw. zwölf Semikola. Doppelter Upload wird nur dann vermieden, wenn der Eintrag in der Datei mindestens in den Feldern des in der Datenbank enthaltenen Eintrags übereinstimmt.

1.2.4.2            Erstellung der CSV-Datei

Um eine CSV-Datei zu erstellen, starten Sie einen beliebigen Texteditor. Nun können die Adressinformationen gemäß der oben genannten Tabelle eingegeben werden. Wichtig ist, dass die Informationen mit einem „;“ getrennt werden. Des weiteren müssen auch Felder, die nicht gefüllt werden (nicht Pflichtfelder) mit „;“ abgetrennt werden. Zum Schluss wird die Datei abgespeichert.

 

 

Ist der Satzaufbau der Datei nicht korrekt, wird ein Import nicht bzw. falsch durchgeführt.

1.2.5                Adressen exportieren

In der Adressdatenbank enthaltene Adressen können zur Bearbeitung oder Weiterverwendung in einer anderen Anwendung exportiert werden. Klicken Sie hierzu in ADRESSVERWALTUNG auf den Button >> CSV IMPORT + EXPORT. Wählen Sie nun im Bereich Exportdatei herunterladen den/die gewünschten Adresstyp/en aus und klicken auf den Button >> DOWNLOAD. Im sich nachfolgend öffnenden Fenster müssen Sie nur noch den Speicherort und den Dateinamen festlegen und den Download mit dem Button Speichern starten. Den Satzaufbau dieser Dateien finden Sie unter Punkt 2.2.4.1.